COMO ORGANIZAR UMA REUNIÃO.
- 9 de nov. de 2015
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Quando a organização adota a cultura de realizar com grande frequência reuniões e de longa duração, acaba as deixando sem o efeito verdadeiro que é o resultado eficaz.
As dicas de como conduzir uma reunião produtiva são as seguintes:
1. Objetivo/Necessidade – identifique a necessidade ou objetivo da reunião, assim os participantes darão mais importância e a participação será mais significativa;
2. Preparação – a pauta é fator essencial para a reunião, todos devem saber com antecedência qual será (ão) o (s) assunto (s) tratado (s), assim os participantes terão sugestões diretas sem tomar tanto tempo.
3. Controle do Tempo – estabelecer o tempo de duração (início – fim). Deve sempre começar pontualmente. Auxiliando o participante a se programar e se planejar para a reunião.
4. Foco – quem preside a reunião deve seguir a pauta para que não perca o foco e não correr o risco de ultrapassar o horário estipulado para a reunião.
5. Participantes – os encorajem a interagir, sugerindo e comentando, faça perguntas e os deixe que se voluntariem para responder. A contribuição é muito importante para o processo decisório.
6. Resumo e ATA – leia rapidamente o que foi discutido e decidido, assinale os aspectos mais importantes. Entregue a ATA com no máximo 24h aos participantes, evitando que as decisões tomadas não sejam reconhecidas.
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