O perfil deste profissional

Professor Julio Cesar S. Santos.
5 de nov. de 2015
2 min de leitura

Nas empresas, um (a) secretário (a) tem uma função de "staff" (assessoria) como por exemplo:

Planejar.
Organizar.
Coordenar.
Comandar.
Controlar

O(a) secretário(a) pode ser considerado(a) o elo na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o corpo de colaboradores. Trata-se de uma profissão competitiva, onde a maioria das tarefas é especializada e outras exigirão o bom senso, a diplomacia e a discrição. No exercício de suas funções o(a) secretário(a) pode galgar três níveis hierárquicos:

Júnior (quando ainda é principiante)
Sênior (quando já possui de dois a três anos de experiência)
Executivo (a) (nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência)

ATRIBUTOS PESSOAIS DO (a) SECRETÁRIO (a)

Normalmente, o (a) secretário (a) é o (a) anfitrião (ã) do escritório da empresa e, por esse motivo, os atributos mais importantes para quem ocupa essa posição são a diplomacia, o equilíbrio e a compostura. Tais atributos são necessários, a fim de tentar evitar os incidentes inesperados que podem destruir a rotina de um escritório.

A aparência de um (a) secretário (a) espelha a imagem de toda empresa, na medida em que ele (a) é o "cartão de visitas" da organização e, dessa forma, o (a) ocupante desse cargo deve possuir uma aparência sóbria (discreta), que não comprometa a imagem de sua empresa.

Um (a) secretário (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras pessoas com atenção. Suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse cargo exige alto padrão de desempenho de suas tarefas.

O (a) secretário (a) deve ter lealdade e discrição, não devendo por isso, fazer qualquer tipo de comentário em público sobre seu superior e muito menos expô-lo ao ridículo. O (a) secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de toda organização e, por isso:

Não deverá revelar os segredos comerciais, nem mesmo após deixar a empresa.
Deverá saber o limite de sua autoridade.
Sempre solicitar instruções completas e claras, agindo com a máxima competência e procurando sempre não comentar nem especular sobre o que lhe for informado.

Atribuições do (a) Secretário (a)

O (a) técnico (a) de secretaria tem várias atribuições e, dentre elas podemos destacar: